Kick-off встреча проекта онлайн: повестка и паспорт проекта
Содержание
- Что такое kick-off и когда его проводить?
- Кого приглашать на стартовую встречу?
- Какая повестка у kick-off?
- Какие вопросы обязательно закрыть?
- Что такое паспорт проекта?
- Как провести kick-off по видеосвязи?
- Факты о GJ1
- Частые вопросы
Что такое kick-off и когда его проводить?
Kick-off — стартовая встреча проекта. Её проводят после подписания договора и до начала работ, обычно в первые дни после оплаты аванса. К этому моменту бюджет, объём и сроки уже записаны в документах, поэтому спорить о них на встрече не нужно.
Зачем тогда встречаться? Договор отвечает на вопрос «что сделать», но почти никогда не отвечает на вопрос «как работать вместе». Именно на этом часто спотыкаются проекты: макет неделю лежит без ответа, потому что непонятно, кто его согласует, а на финальной презентации появляется директор клиента, который видит работу впервые.
Kick-off снимает эти риски заранее. Хороший признак удачной встречи — после неё обе стороны могут ответить на вопрос «кто на той стороне отвечает за решение» без паузы.
Кого приглашать на стартовую встречу?
Всех, кто будет влиять на результат, но не больше. Встреча на 15 человек превращается в презентацию, где никто ничего не обсуждает.
| Сторона | Роль | Зачем на встрече |
|---|---|---|
| Клиент | Человек, который принимает финальное решение | Подтверждает цели и порядок согласования |
| Клиент | Контактное лицо на каждый день | Договаривается о каналах и сроках ответов |
| Клиент | Эксперт по продукту или данным | Отвечает на содержательные вопросы |
| Агентство | Менеджер проекта | Ведёт встречу и паспорт проекта |
| Агентство | Ведущие специалисты по направлениям | Задают вопросы по своей части |
| Агентство | Руководитель аккаунта | Отвечает за отношения и эскалации |
Обычно набирается 5–9 человек. Если человек, который принимает финальное решение, не может прийти, это повод перенести встречу, а не провести её без него.
Какая повестка у kick-off?
Повестку отправьте клиенту за 2–3 рабочих дня вместе с вопросами, на которые нужно подготовить ответы. Ориентир на 75 минут:
| Минуты | Блок | Кто ведёт |
|---|---|---|
| 0–10 | Знакомство: имя, роль, за что отвечает в проекте | менеджер проекта |
| 10–20 | Цель проекта и как поймём, что он удался | клиент |
| 20–35 | План работ и ключевые даты | агентство |
| 35–50 | Порядок согласования и кто принимает решения | менеджер проекта |
| 50–60 | Каналы связи, статусы, доступы | менеджер проекта |
| 60–70 | Риски и открытые вопросы | все |
| 70–75 | Следующие шаги и сроки | менеджер проекта |
Блок о цели ведёт клиент, а не агентство. Если цель за него формулирует агентство, высок риск, что вы будете делать проект под свою, а не под его задачу.
Какие вопросы обязательно закрыть?
Ниже — вопросы, без ответов на которые не стоит начинать работу. Их удобно отправить клиенту заранее, чтобы он успел обсудить их внутри.
Цель и успех:
- Какую бизнес-задачу решает проект?
- По каким показателям через три месяца станет понятно, что он удался?
Решения и согласования:
- Кто согласует промежуточные материалы, а кто — финальный результат?
- Сколько дней клиенту нужно на согласование одного материала?
- Сколько раундов правок входит в договор и что считается правкой?
Коммуникация:
- Где ведём переписку: почта, мессенджер, трекер?
- Как часто и в каком формате нужен статус?
- Кому писать, если контактное лицо в отпуске?
Доступы и материалы:
- Какие доступы нужны агентству и кто их выдаст?
- Какие материалы уже есть: брендбук, исследования, прошлые работы?
Пример. Веб-студия запускает сайт для производственной компании. На kick-off со стороны клиента пришли маркетолог и технический директор. На вопросе «кто согласует финальный дизайн» оба посмотрели друг на друга и ответили, что генеральный директор, которого на встрече нет. Менеджер студии сразу внёс в план отдельную короткую встречу с генеральным на этапе концепции. Без этого вопроса студия узнала бы о его мнении только после двух раундов правок.
Что такое паспорт проекта?
Это документ на одну страницу, в который менеджер переносит ответы с kick-off. Его отправляют клиенту в день встречи с просьбой подтвердить или поправить. Подтверждённый паспорт становится точкой опоры, когда через месяц кто-то скажет «мы так не договаривались».
Шаблон паспорта проекта:
Проект: название, номер договора. Цель: одной фразой. Показатели успеха: 1–3 измеримых пункта. Команда клиента: имя — роль — что согласует. Команда агентства: имя — роль — зона ответственности. Ключевые даты: этапы и сроки показа результатов. Согласование: кто, за сколько рабочих дней, сколько раундов правок. Связь: основной канал, формат и день еженедельного статуса. Доступы: что нужно, кто выдаёт, до какого числа. Риски и открытые вопросы: что не решили и кто ответит.
Если проект ведут вместе с внешними исполнителями, стоит заранее продумать, какие доступы давать им. Об этом — в статье созвоны с подрядчиками.
Как провести kick-off по видеосвязи?
Онлайн-формат подходит для kick-off не хуже очного, если готовиться к нему чуть тщательнее.
- Одна ссылка в приглашении. Не заставляйте людей клиента ставить программу или регистрироваться: часть из них увидит вас впервые.
- Материалы заранее. Отправьте презентацию плана работ файлом или ссылкой до встречи и ведите обсуждение по номерам слайдов.
- Подписи с ролями. Попросите всех подписаться именем и компанией, чтобы было понятно, кто есть кто.
- Менеджер ведёт заметки. Паспорт проекта заполняется прямо по ходу встречи, а не по памяти вечером.
В GJ1 стартовую встречу проводят во временной комнате. Менеджер в кабинете агентства создаёт комнату и задаёт срок от 1 до 24 часов — для 75-минутной встречи с запасом подойдут два-три часа. Затем нажимает «Копировать ссылку» и вставляет её в приглашение. Люди клиента входят из браузера: вписывают имя, отмечают согласие и нажимают «Войти». Для типичного kick-off на 5–9 человек места хватит: в комнате до 32 участников. Если на встрече больше пяти человек, при создании комнаты нужен режим через сервер.
План работ лучше разослать заранее, даже если вы покажете его на встрече: показ экрана в GJ1 работает только с компьютера. Это и так полезно: клиент приходит на встречу, уже посмотрев документ.
Правила, которые стоит озвучить в начале встречи с новыми людьми, собраны в статье этикет видеозвонков.
Попробовать GJ1 14 дней бесплатно →
Факты о GJ1
Проверено по gj1.ru: 24–25.10.2026.
- Веб-сервис рабочих аудио- и видеосозвонов по ссылке для небольших команд, агентств и специалистов.
- Комната живёт от 1 до 24 часов, срок задаёт организатор; затем комната закрывается.
- Гость вводит имя, отмечает согласие и нажимает «Войти». Аккаунт не нужен, участие бесплатное.
- До 32 участников (в режиме «напрямую» до 5).
- 14 дней бесплатно, карта не нужна. Дальше 299 ₽ в месяц за кабинет.
- Аудио и видео по умолчанию не записываются; основные базы данных — на серверах в России.
Частые вопросы
Чем kick-off отличается от брифа? Бриф собирают до договора, чтобы понять задачу и оценить работу. Kick-off проводят после подписания, когда объём и бюджет уже согласованы, и договариваются о том, как будет устроена совместная работа.
Нужен ли kick-off для маленького проекта на две недели? Нужен, но короткий: 20–30 минут и три вопроса — кто согласует, когда показываем результат, куда писать. Даже маленький проект срывается из-за того, что исполнитель неделю ждёт ответа от человека, который не знал, что согласование за ним.
Что делать, если ключевой человек со стороны клиента не пришёл? Проведите встречу, но вопросы о полномочиях и согласовании отметьте как открытые и отправьте их этому человеку письменно с просьбой подтвердить. Без его ответа не начинайте работу, которую он потом может развернуть.
Читайте также:
Частые вопросы
Чем kick-off отличается от брифа?
Бриф собирают до договора, чтобы понять задачу и оценить работу. Kick-off проводят после подписания, когда объём и бюджет уже согласованы, и договариваются о том, как будет устроена совместная работа.
Нужен ли kick-off для маленького проекта на две недели?
Нужен, но короткий: 20–30 минут и три вопроса — кто согласует, когда показываем результат, куда писать. Даже маленький проект срывается из-за того, что исполнитель неделю ждёт ответа от человека, который не знал, что согласование за ним.
Что делать, если ключевой человек со стороны клиента не пришёл?
Проведите встречу, но вопросы о полномочиях и согласовании отметьте как открытые и отправьте их этому человеку письменно с просьбой подтвердить. Без его ответа не начинайте работу, которую он потом может развернуть.